Nicht nur im Konsumgüterbereich gibt es Massenware und Massengeschäft, sondern auch im Regressbereich. Selbstverständlich ist jeder Schaden individuell zu behandeln und jeder Schaden etwas anders. Trotzdem gibt es auch bei vielen Fällen häufig Ähnlichkeiten und immer wiederkehrende Prozesse. Wenn dann die Schadenfall-Anzahl auf einen inzwischen fünfstelligen Bereich anwächst, liegt es auf der Hand, dass man die Prozesse automatisieren sollte.
„Der Nutzen der von uns konzipierten Datenbank: Wenig gewinnbringende Arbeit kann kosteneffizient mit einem Knopfdruck erledigt werden.“
Unser Ansatz:
Um dieser großen Anzahl von Fällen gewachsen zu sein, haben wir für die Regressbearbeitung eines Kunden ein Programm entwickelt, durch das eben diese vielen wiederkehrenden kleinen Schritte systemseitig übernommen werden. Der Prozess der Regressbearbeitung beginnt in diesem Programm damit, dass durch ein Optical-Character-Recognition-Programm (OCR) die Schäden, die wir per E-Mail erhalten, automatisch in unser System eingelesen werden. Während wir vorher jede Fahrgestellnummer per Hand abgetippt und jedes Detail zum Schaden individuell abgeschrieben haben, übernimmt dies nun das Programm. Dadurch kann wenig gewinnbringende Arbeit kosteneffizient quasi mit einem Knopfdruck erledigt werden. Während die Daten eingelesen werden, wird eine Akte im System erstellt. Zeitgleich werden die Anhänge aus der E-Mail extrahiert und in einem Systemordner abgelegt. Zusätzlich wird die Datenqualität durch die Reduktion menschlicher Erfassungsfehler verbessert.
Die neuen Schadenfälle kann man sich übersichtlich in einer Liste im System anschauen und von dort geordnet nach Datum abarbeiten, damit sichergestellt wird, dass keine Akten verjähren. Nachdem diese Arbeit erledigt wurde – selbstverständlich individuell vom zuständigen Sachbearbeiter – und die Regress-Unterlage erstellt ist, übernimmt das Programm weitere Schritte. Der Regress wird über das System an die entsprechend hinterlegte E-Mail Adresse verschickt und gleichzeitig jedwede Kommunikation den Schaden betreffend automatisch im System abgelegt. Eingehende Korrespondenz kann man sich separat anzeigen lassen und ebenso strukturiert abarbeiten, ob nach Eingangsdatum, nach Verjährungsdatum oder sortiert nach diversen anderen Kriterien.
Mit dem Versenden der Regresse alleine ist es natürlich nicht getan, denn wir müssen weiterhin unseren Anspruch sachlich fundiert gegenüber dem Schadenverursacher darlegen und in einigen Fällen unsere Forderungen auch mit Nachdruck vertreten. Die Nachverfolgung der Akten ist systemseitig entsprechend übersichtlich und strukturiert gestaltet. Es wird die Möglichkeit unterstützt, für diverse Akten Erinnerungen zu verschicken und den Status kontinuierlich nachzuhalten. So wird, trotz der großen Menge, keine Akte vernachlässigt und fortwährend im System überwacht und alle Informationen transparent dargestellt. Im weiteren Prozess gilt es dann, den entsprechenden Geldfluss, der nach erfolgreichem Regress entsteht, sauber zu verwalten.
Das Ergebnis:
Nachdem wir auch hier wieder Prozesse herausgearbeitet haben, die sich stets wiederholen, gleicht das System nun für uns den eingegangenen Betrag mit unserer Forderung, bzw. dem erwarteten Erlös ab. Sortiert nach passenden Zahlungen und Teilzahlungen können die Zahlungseingänge auf einen Blick effizient kontrolliert werden und gesammelt mit einem Klick abgerechnet, d.h. im System eingetragen und verarbeitet werden. Neben den erzielten Regresserlösen ist es auch wichtig, die Ergebnisse schnell und einfach durch statistische Auswertungen sichtbar zu machen. In diesem Programm können individuelle Daten-Analysen und -Sortierungen mit wenigen Klicks gefahren werden.
Das beschriebene Programm ist nur ein Beispiel dafür, wie wir bei entsprechenden Fallzahlen individuelle, und auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnittene, Lösungsansätze herausarbeiten, mit denen dann alle Beteiligten effizient und effektiv arbeiten können.